Oaxaca.-Es increíble que en esta era de acceso a información y gran desarrollo tecnológico, los museos investigan cada vez menos. El origen de esta falencia se relaciona directamente con un deficiente proceso de registro, catalogación y documentación, que no permite dinamizar las investigaciones curatoriales. El riquísimo patrimonio cultural o natural que custodian, no se encuentra a disposición del visitante o interesado, ya que lo que el museo exhibe, en verdad, es una mínima parte de su acervo, dando como resultado que éste, no sea conocido ni compartido con el público. El limitado acceso a las colecciones por parte del público es un grave problema que atenta contra el derecho cultural de la ciudadanía a tener libre acceso al mismo.  “El patrimonio es un bien común de uso social, sobre el que no tenemos ‘propiedad’, pero si tenemos derecho a su uso y disfrute, porque éste es de todos…” (ILAM S.O.S).  Las exhibiciones no son renovadas con periodicidad, muchas veces por falta de capacidad institucional para catalogar, documentar y –sobre todo- investigar su acervo, a fin de disponer de él para darle la posibilidad al público de conocer la variedad y riqueza de sus colecciones. Se necesita una mirada profunda y gran experiencia para tener una correcta apreciación de la parte ‘oculta’ y a veces ‘ocultada’ en los museos: el registro y catalogación de su acervo (% registrado, % registrado sin imágenes, % sin inventariar, etc.), su documentación, donde se encuentran y su condición física, entre otros. Esto es ni más ni menos, que el ejercicio de la ‘transparencia’ en la gestión de las colecciones. La situación actual evidencia una ‘falta de transparencia’, pero ésta no es reciente, sino resultado de décadas de un débil compromiso por parte de las instancias públicas y privadas a cargo de los museos y con los bienes culturales que estos resguardan. Quizás no por falta de interés, sino sobre todo por un gran desconocimiento acerca de la responsabilidad que implica ser custodio de colecciones patrimoniales y acerca de la gestión de un museo, la potencialidad de los mismos y su rol en la sociedad contemporánea. De ahí, la escasa o nula solicitud de rendición de cuentas -por parte de las instancias públicas y privadas- que deberían exigir a los museos a su cargo, para que den evidencia de un registro completo de sus colecciones y las condiciones en que éstas se encuentran. ¿Cómo llegamos a la situación actual? Si bien todas las instituciones museológicas –tanto públicas como privadas- son responsables de ejecutar en forma equilibrada las funciones de Preservación, Investigación y Comunicación de los bienes culturales a su cargo, la verdad es que el desarrollo de estas funciones es totalmente asimétrico, quedando algunas de ellas, como la función de Investigación, prácticamente relegada al olvido. En la programación anual de los museos se apoya y se da crédito a lo que se ve y a lo que se consume a través de las diversas estrategias de comunicación con el público (exhibiciones, materiales educativos, audio-visuales, conferencias, publicaciones, talleres, reproducciones, entre otros), no dándole la importancia que merece el registro, la catalogación y la investigación de las colecciones.  Así, la función de Comunicación del museo, se ve impelida a un crecimiento exponencial sin orden ni concierto, por parte de ‘juntas directivas’ que responden a  la demanda del público y la presión para competir con otros centros de entretenimiento. El resultado es lamentable. Las colecciones permanecen en el olvido, porque la gran mayoría de los museos de la región no invierten parte de su presupuesto –o no cuentan con un presupuesto adecuado- para adquisición de tecnología avanzada, ni de profesionales capacitados para desarrollar el proceso de gestión de las colecciones en forma idónea y permanente. Así, una gran parte de su acervo queda relegado a:

• objetos sin registrar
• registros incompletos
• falta de imágenes y baja calidad de las existentes
• poca catalogación y documentación
• escasa o nula investigación
• ausencia de información técnica sobre el estado de las piezas
• falta de información sobre su ubicación física y sus movimientos

Por ello es que los museos tienden a privilegiar la información de los bienes culturales dedicados a las exposiciones permanentes y temporales, procediendo a su registro y catalogación, lo que significa que sólo un pequeño porcentaje de las colecciones en custodia se encuentran debidamente documentadas. Como sabemos son entre un 10% y un 15% de la totalidad del acervo, la que se utiliza en estas exposiciones permanentes y actividades de comunicación relacionadas. Aunque, ni siquiera de esta afirmación podemos estar seguros. La falta de registro y sus consecuencias en muchas organizaciones latinoamericanas es evidente.  Múltiples ejemplos son visibles en las páginas de ILAM dedicadas al robo de bienes patrimoniales, pero también podemos hablar de dos casos recientes, de manera ilustrativa: 1) En la región mesoamericana, fueron robadas de un importante Museo Arqueológico, 9 (nueve) extraordinarias piezas, parte de una exposición permanente. Ninguna de ellas estaba registrada debidamente ni tenían imágenes asociadas para poder lograr su identificación y posible recuperación. 2) En la región sudamericana, un importante Museo de Arte está llevando a cabo un proyecto de remodelación para ampliar sus espacios expositivos y de comunicación con el público. Este museo expone actualmente el 8% de su acervo. El acervo consta de alrededor de 14.000 obras, una gran parte de estas obras que se encuentran en depósito, todavía deben ser inventariadas.   ¿Por donde empezar? Consideramos que en América Latina y el Caribe, gran parte del problema son los museos mismos que no han sabido darle un equilibrio a sus diversas funciones, y gestionar el museo como un verdadero sistema que al investigar y compartir los bienes culturales con la comunidad, puedan abrirse a la interacción y enriquecerse mutuamente. Por lo tanto, en la medida que no sean los museos quienes rescaten su rol en la sociedad y presionen a las instancias públicas y privadas, estas no les darán la importancia y recursos que la gestión de los bienes culturales de nuestro patrimonio merecen. Si lo hacemos, lograremos tener un gran impacto en la preservación de nuestro patrimonio y en nuestro compromiso con la comunidad, al posibilitar que:

• el acervo del museo esté debidamente registrado, catalogado y documentado, permitiendo diversas investigaciones que posibiliten su uso para nuevas exposiciones y publicaciones, entre otras actividades,

• el acervo cuente con un poderoso sistema administrativo de localización, del estado de conservación y documentos de apoyo, que debilite la intención de robo, o en su defecto, posibilite recuperar rápidamente los objetos sustraídos,

• el acervo, resultado de una gestión integral, esté en disponibilidad de ofrecer al público un acceso virtual, libre y gratuito a todas las colecciones patrimoniales (las expuestas y en depósito) a fin de facilitar su conocimiento y uso.

Si no lo hacemos y seguimos tomando atajos, nunca podremos salir de la situación actual ni pretender alcanzar un grado de excelencia como varios museos de Europa, Canadá y Estados Unidos. Su éxito reside precisamente en un permanente proceso de registro, catalogación y obtención de imágenes de alta calidad de todos los miles de objetos, al cual le han sabido dar la importancia y recursos que este merece.   ¿Cómo hacerlo? Conocemos que, en mayor o menor medida, cada país de la región ha tratado de desarrollar un ‘sistema centralizado’ que permite a sus museos el registro de sus bienes patrimoniales, así como la integración de algunos objetos en un ‘catálogo nacional’.  Estos son software de registro bastante rígidos que, debido a la falta de actualización y al avance de la tecnología, están desactualizados, con escasas o nulas herramientas que permitan a los museos una gestión dinámica y transparente de sus colecciones. La única forma de revertir esta situación, además de la concientización del problema y el compromiso con una gestión transparente de las colecciones, es contar con las herramientas idóneas que permitan lograrlo de una manera eficiente, con permanente actualización y a bajo costo. Respondiendo a nuestro propósito de dar respuestas efectivas a las necesidades de las instituciones patrimoniales de América Latina y el Caribe, creamos el Programa ILAM S.O.S, que, en asocio con la Cultural Heritage Foundation y la empresa de software CrossmarX, ambas de Holanda, desarrollamos el Sistema de Gestión de Colecciones ‘UniqueCollection’ (UC) El Sistema de Gestión de Colecciones UC apoya el desarrollo de los museos latinoamericanos a través de la centralización de la información referente a los bienes culturales, generándose una dinámica que permite llegar al público en forma instantánea, a través de un sistema que ha sido conceptualizado para ello. Por medio del Sistema UC, hoy los museos de la región disponen de una poderosa, amigable y económica herramienta para una adecuada gestión de las colecciones a su cargo, que también hace posible a las instituciones que no poseen capacidad para renovar sus exposiciones físicas y dar a conocer la riqueza de sus colecciones, el disponer de una ‘vista pública’ de sus colecciones, así como la creación de ‘exhibiciones virtuales’. Con esta propuesta integral que presentamos, buscamos responder a las imperiosas necesidades de registro, catalogación y acceso abierto a las colecciones patrimoniales latinoamericanas, aún pendiente. ¿Por qué este artículo? Como todo artículo, este busca provocar en sus posibles lectores, el conocimiento sobre una situación particular y los cuestionamientos y potenciales acciones para revertir dicha situación. El ofrecer a la región latinoamericana un software que posibilitara el registro, catalogación y administración de sus colecciones patrimoniales fue nuestro anhelo desde que iniciamos la Fundación ILAM, hace ya 20 años. Ese anhelo se mantuvo siempre presente, reforzado por las continuas consultas de los museos que nos solicitaban les indicáramos un software acorde a sus necesidades y posibilidades económicas. Buscamos, investigamos, escuchamos propuestas –que fueron descartadas- por ser demasiado rígidas y muchas de ellas sólo ‘traducciones técnicas’, poco funcionales y económicamente inabordables. Nuestra constante búsqueda de información sobre la situación del estado del registro de las colecciones patrimoniales en los museos latinoamericanos, nos indicaron la perentoria necesidad de crear una herramienta idónea para ofrecer a los museos de la región, dando respuestas a sus necesidades específicas. Durante los últimos cuatro años, llevamos a cabo –conjuntamente con nuestros socios holandeses- el desarrollo, implementación y pruebas de nuestro Sistema de Gestión de Colecciones UC. Luego de su lanzamiento y difusión a los museos de América Latina y el Caribe, nos fuimos dando cuenta que el diagnóstico que habíamos realizado en la región, distaba mucho de la realidad con la que nos encontramos día y día. Sin duda la situación es peor. Y en esto quiero hacer hincapié: si bien la falta de registro (y sobre todo del registro visual) es crónico en la región, en igual medida lo es, la falta de conciencia acerca de la importancia del registro de las colecciones y la responsabilidad que implica tenerlas en custodia. La situación es clara: los museos necesitan urgentemente afrontar la existencia de este problema y dar solución a la precaria situación en la que se encuentran sus bienes patrimoniales, totalmente vulnerables ante el tráfico ilícito. Por todo lo anterior, es que decidimos escribir este artículo. Nuestro interés es, simplemente, el exponer nuestras conclusiones y propuesta, e invitar a las instancias públicas y privadas a cargo de museos, a la  comunidad de museos y de usuarios de los servicios que estos ofrecen, a expresar sus opiniones y sentimientos sobre este tema, que de una u otra manera, nos afecta a todos.